Membuat Database Perusahaan Baru (Accurate Accounting Software)

1. Klik Create New Company

2. Pilih folder dan nama database

3. Login dengan User ID dan Password : supervisor 

4. Pilih Bahasa

5. Pilih metode setup. Dalam basic setup, accurate membuat daftar akun otomatis, sedangkan advance setup tidak dibuatkan daftar akun. Selain daftar akun, ada beberapa data yang juga dibuatkan oleh accurate pada basic setup, yaitu Pemasok umum, Pelanggan umum, tipe pelanggan, dan mata uang IDR.

6. Masukan nama perusahaan, alamat dan mata uang

7. Mengisi saldo kas/bank. Disini Anda juga dapat menambahkan akun kas/bank.

8. Mengisi daftar customer dan saldonya

9. Mengisi daftar vendor dan saldonya

10. Memilih Metode pembiayaan persediaan

11. Memasukan daftar persediaan dan saldonya

12. Memasukan daftar jasa

13. Database sudah selesai dibuat. Anda sudah bisa memulai input transaksi dengan accurate

Memilih Software Accounting

Banyak sekali software accounting yang beredar saat ini. Baik dari dalam maupun luar negri.
Bagi pengusaha kecil yang awam mengenai software accounting, tentunya menentukan software mana yang akan diterapkan diperusahaannya adalah hal sulit.

Bahkan bagi saya sendiri yang sudah berpengalaman bertahun-tahun dalam implementasi software accounting, memilih software accounting bukan hal mudah. Saat ini banyak bermunculan software-software accounting baru, dan diperkirakan akan terus bertambah seiring berkembangnya teknologi komputer dan programming.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan.

1. Biaya Vs Budget

Biaya yang dimaksud bukan hanya biaya pengadaan software, tapi perlu dihitung juga biaya implementasi dan biaya kepemilikan (cost of ownership).
Berbeda dengan membeli baju atau sepatu, biasanya harga yang lebih mahal berarti kualitas lebih baik.
Hal ini tidak berlaku dalam dunia software, dimana software gratis (free opensource) bisa lebih baik dari software berbayar.
Pelajari Pricing yang ditawarkan. Banyak software dijual dengan harga per user atau per PC.
Anda juga perlu mengetahui biaya-biaya lain seperti biaya maintenance, upgrade atau biaya perbaikan bugs jika ada error.

Setelah harga software, Anda juga perlu menghitung biaya implementasi software. Implementasi software membutuhkan banyak sumber daya, baik waktu maupun uang. Beberapa biaya yang perlu disiapkan antara lain:

• Biaya lembur karyawan selama implementasi. Selama proses implementasi, tentunya kegiatan sehari-hari perusahaan tetap berjalan. Sehingga workload karyawan bertambah dengan adanya kegiatan implementasi seperti pengumpulan data, training, konsultasi, dll.
• Biaya merekrut karyawan baru (kontrak) selama implementasi. Selain melemburkan karyawan, perusahaan dapat juga merekrut karyawan kontrak untuk membantu mempercepat proses implementasi. Misalnya untuk merekap data.
• Biaya incentive/bonus. Sebaiknya perusahaan memberikan insentif kepada karyawan yang terlibat dalam implementasi untuk memotivasi karyawan supaya turut serta berupaya mensukseskan implementasi.

Hitung dengan baik berapa kemampuan perusahaan Anda sebelum membeli software accounting. Jangan sampai proses implementasi software terhenti di tengah jalan.

2. Luangkan waktu untuk mencoba beberapa software.

Download versi demo/trialnya. Kemudian install dan coba explorasi. Jangan membeli software yang tidak ada versi trial atau demonya. Walaupun software tersebut sudah punya nama baik. Jika ada kendala saat trial, hubungi tim support nya. Evaluasi respon dari tim support. Software yang baik tidak akan berguna tanpa didukung oleh tim support yang baik.

3. Minta rekomendasi dari relasi. Biasanya sesama pengusaha saling berbagi pengalaman mengenai software yang digunakan. Rekomendasi dari relasi Anda tentu akan sangat bermanfaat, namun bukan berarti Anda bisa langsung membeli dan menggunakan software tersebut. Karena software yang baik untuk relasi Anda belum tentu baik (cocok) untuk Anda.

4. Training dahulu sebelum membeli.

Banyak sekali klien saya yang membeli software terlebih dahulu baru kemudian melakukan training. Sebenarnya lebih baik training dilakukan terlebih dahulu sebelum membeli. Bisa saja setelah dilakukan training, ternyata software tersebut tidak cocok untuk Anda.

ERP adalah software?

ERP sebenarnya bukan software. ERP merupakan suatu sistem dimana sebuah perusahaan mampu merencanakan sumber dayanya. ERP bisa saja dijalankan secara manual tanpa komputer, tapi tentu saja sangat sulit dan memakan banyak waktu dan sumber daya manusia. Sedangkan ERP software hanya merupakan alat bantu untuk mempermudah ERP.
Tidak semua proses ERP dapat dicover oleh ERP software. Namun dengan berkembangnya teknologi komputer dan pemorgraman, bukan tidak mungkin semua proses ERP tersebut akan dicover oleh ERP software.
Perhatikan bagan berikut untuk supaya lebih jelas.


1. Apakah software accounting seperti MYOB atau Accurate Accounting dapat digunakan untuk ERP? Tentu saja bisa, karna Accounting termasuk didalam ERP. Tapi Accounting hanya sebagian kecil dari ERP sehingga masih banyak proses lain yang belum tercover.

2. ERP dengan menggunakan software ERP seperti SAP, Accpac, Openbravo, Adempiere/Idempiere, Phreedom ERP, Openerp, dll. Apakah dengan menggunakan software yang memang dirancang khusus untuk ERP dapat mengcover semua proses ERP di sebuah perusahaan?
Tidak. Biasanya software-software diatas dijual permodul. Modul-modul seperti Human Resource Information System, Inventory Management, Manufacture dan Customer Relationship Management biasanya dijual terpisah. Bahkan tidak semua software ERP mempunyai modul-modul tersebut dengan lengkap.

3. Software ERP dengan tambahan modul Human Resource Information, Customer Relationship Management, dll. Apakah dengan melengkapi semua modul software ERP atau dengan mengintegrasikan dengan software lain seperti Orange HRIS dan Sugar CRM dapat menjamin semua proses ERP tercover dengan sempurna? Tidak juga. Karna kebutuhan setiap perusahaan adalah unik, sehingga tidak semua software-software tersebut cocok dan mampu mengcover semua proses ERP pada sebuah perusahaan.

4. Software ERP dengan modul lengkap ditambah dengan customization untuk menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Ini adalah solusi paling baik untuk dapat mengcover hampir semua kebutuhan ERP. Namun kelemahannya adalah besarnya biaya customization yang sulit untuk ditekan. Biasanya solusi seperti ini hanya mampu dilakukan oleh perusahaan besar dengan dukungan finansial yang cukup baik. Tapi tidak menutup kemungkinan biaya tersebut dapat berkurang dimasa yang akan datang mengingat teknologi terus berkembang dan inovasi metode implementasi dan kustomisasi dari vendor-vendor software ERP dan konsultan ERP sehingga ERP dapat dinikmati juga oleh perusahaan skala UKM.

Software Akuntansi Vs Software ERP

Mungkin banyak yang bertanya, apa bedanya software akuntansi dengan software ERP.

Simple saja, akuntansi berarti proses mencatat mengolah dan melaporkan transaksi keuangan. Sedangkan ERP singkatan dari Enterprise Resource Planning atau dalam bahasa Indonesia adalah perencanaan sumber daya perusahaan.

Kalau diibaratkan dengan menyetir mobil, akuntansi seperti melihat kaca spion sedangkan ERP melihat ke kaca depan. Maksud saya adalah akuntansi menampilkan keadaan historis dari sebuah perusahaan, sedangkan ERP menampilkan masa depan perusahaan.

Untuk melihat masa depan perusahaan, pastinya kita perlu melihat data masa lalu dan keadaan saat ini. Artinya didalam ERP sudah pasti terdapat akuntansi.